Dokumentasi Foto & Video
Pameran, Booth, dan Expo

Apa itu dokumentasi pameran

Merekam pameran dari booth yang baru selesai dipasang sampai hari penutupan

Dokumentasi pameran adalah layanan foto dan video yang merekam sebuah expo atau booth sepanjang acara: booth yang rapi sebelum pintu dibuka, pengunjung yang mencoba produk, talkshow di panggung, dan suasana hall di jam ramai. Layanan ini dipakai exhibitor yang perlu bukti hasil pameran untuk atasan dan media sosial, serta penyelenggara yang perlu materi untuk sponsor dan edisi berikutnya. Paket mulai Rp 1.800.000 untuk 4 jam coverage.

Pertanyaan pertama yang kami ajukan ke setiap klien pameran sederhana saja: Anda exhibitor atau penyelenggara? Keduanya berada di gedung yang sama, pada hari yang sama, dan kebutuhannya sangat berbeda. Exhibitor menyewa satu petak lantai dan harus membuktikan bahwa biaya sewa booth, produksi booth, dan tiket pesawat tim sepadan dengan hasilnya. Penyelenggara memegang seluruh hall dan harus membuktikan kepada sponsor, tenant, dan pengunjung bahwa acaranya hidup. Daftar foto untuk dua pihak ini hampir tidak beririsan, jadi daftar itu kami susun sebelum hari pertama, di atas kertas, bersama kontak dari pihak Anda.

Untuk exhibitor, foto yang paling berharga justru diambil saat belum ada pengunjung. Booth yang baru selesai dipasang, karpet masih bersih, lampu sorot sudah menyala, dan layar sudah memutar video brand hanya bertahan sebentar. Begitu pintu dibuka, lantai mulai kotor, brosur berserakan, dan produk tertutup badan orang. Karena itu tim kami umumnya datang 60 sampai 90 menit sebelum jam buka hari pertama untuk mengambil foto booth kosong dari beberapa sudut: tampak depan dari lorong, sudut 45 derajat yang memperlihatkan kedalaman booth, detail display, dan foto lebar yang menunjukkan letak booth di dalam hall. Foto inilah yang biasanya dipakai tim desain untuk portofolio kontraktor booth dan untuk proposal pameran tahun depan.

Sesudah itu barulah foto yang bercerita tentang hasil: staf yang sedang memperagakan produk, pengunjung yang memegang sampel, antrean di meja registrasi, formulir atau pemindai yang dipakai mengumpulkan data calon pembeli, dan momen tanda tangan kerja sama bila ada. Foto semacam ini paling berguna saat disandingkan dengan angka, misalnya jumlah kontak yang terkumpul, sehingga kami selalu menanyakan target pameran Anda di awal. Kalau targetnya kontak calon pembeli, kami pastikan proses pengumpulan kontak itu terekam. Kalau targetnya peluncuran produk, momen buka selubung dan reaksi pengunjung pertama menjadi prioritas.

Untuk penyelenggara, pusat perhatiannya bergeser ke skala dan sponsor. Upacara pembukaan, pemotongan pita, kunjungan tamu penting ke booth-booth tertentu, gerbang masuk yang penuh, lorong yang ramai, dan sesi di panggung utama adalah tulang punggungnya. Lalu ada kebutuhan yang sering terlupa: laporan sponsor. Setiap sponsor ingin melihat logonya terpasang di titik yang dijanjikan, terlihat jelas, dan dikelilingi pengunjung. Kami meminta denah titik branding dari panitia dan memotret setiap titik itu dalam kondisi ramai, sehingga laporan sponsor bisa disusun tanpa mencari-cari foto di ribuan file.

Hall pameran adalah salah satu tempat tersulit untuk urusan cahaya. Langit-langitnya tinggi, sehingga lampu kilat yang dipantulkan ke atas hampir tidak berguna. Setiap booth memakai lampu sendiri dengan suhu warna berbeda, ada yang kekuningan, ada yang putih kebiruan, dan lampu sorot kecil sering menciptakan titik terang di produk. Kami menyetel white balance per booth, memotret dalam format RAW agar warna brand bisa dikoreksi presisi, dan membawa lampu kecil yang bisa dipegang untuk menerangi wajah narasumber. Untuk video, layar LED besar mudah menimbulkan garis berkedip di rekaman. Rana kamera disesuaikan dengan frekuensi listrik 50 Hz di Indonesia dan dengan refresh rate layar supaya gambar di layar tetap bersih.

Suara adalah masalah kedua. Hall yang penuh bisa sangat bising karena musik dari booth tetangga, pengeras suara panggung, dan percakapan ratusan orang bercampur. Wawancara dengan pimpinan perusahaan atau testimoni pengunjung direkam dengan mikrofon jepit di masing-masing narasumber, sebaiknya di ruang belakang booth atau di sudut hall yang lebih tenang, dan dijadwalkan di jam sepi, umumnya pagi hari sebelum rombongan besar datang.

Waktu juga menentukan hasil. Hari pertama pameran dagang biasanya diisi pembukaan dan kunjungan pejabat atau pimpinan asosiasi, tetapi lorongnya belum tentu ramai. Keramaian puncak umumnya jatuh pada siang sampai sore hari, dan pada pameran yang terbuka untuk umum, akhir pekan jauh lebih padat dibanding hari kerja. Kalau anggaran hanya cukup untuk satu hari, kami akan jujur menyarankan hari yang paling memberi gambar sesuai tujuan Anda. Untuk booth kosong dan pembukaan, pilih hari pertama. Untuk kesan ramai, pilih hari puncak.

Ada juga urusan akses yang sering baru disadari sehari sebelum acara. Hampir semua pameran mewajibkan kartu identitas kerja untuk setiap orang yang masuk di luar jam kunjung, termasuk fotografer dan videografer. Kartu ini didaftarkan lewat exhibitor atau panitia, dan pendaftarannya sering ditutup beberapa hari sebelum pameran. Buku panduan exhibitor juga biasanya mengatur jam masuk barang, larangan tripod di lorong saat ramai, dan hampir selalu melarang drone di dalam gedung. Kirimkan buku panduan itu saat booking, dan kami akan menyesuaikan rencana pengambilan gambar dengan aturannya.